Hilfe, ich ersaufe nach dem Urlaub in E-Mails

Hilfe, ich ersaufe nach dem Urlaub in E-Mails 

Ich habe neulich einen interessanten Artikel über Arbeiten im Urlaub gelesen. Beim Nachdenken darüber erinnerte ich mich, dass es bei mir in der Vergangenheit immer wieder einen Trigger gegeben hatte, der mich trotz guter Vorsätze immer wieder schleichend dazu gebracht hat, mich im Urlaub doch mit der Arbeit zu befassen. Mich überkam die Angst, nach der Rückkehr ins Büro in der E-Mail-Flut zu ertrinken!

Kennt Ihr dieses Gefühl, dass die Urlaubs-Erholung bereits nach zwei, drei Tagen im Büro aufgebraucht zu sein scheint? Ich kannte den Grund hierfür leider zu gut, und er hatte nichts mit dem Klimawandel zu tun: Überflutung im E-Mail-Postkorb! Nach zwei Wochen Abwesenheit wurde ich im Schnitt von mindestens 400-500 ungelesenen Mails begrüßt. Auch wenn diese Anzahl schon nicht unbedingt motivierend wirkte, war es doch ein ganz anderer Faktor, der für mich die eigentliche Belastung ausmachte: Ich wusste, dass es mir nicht gelingen würde, diese Informationen in vertretbarer Zeit und mit vertretbarem Aufwand zu sichten, zu kategorisieren und zu priorisieren. Und damit stieg nicht nur das Gefühl, unvorbereitet in den Tag zu gehen, sondern auch das Risiko vermeidbarer, betriebskritischer Situationen aufgrund von hängengebliebenen Workflows oder Prozessen.

Die Ursachen für die schlechte Handhabbarkeit der E-Mails sind schnell umrissen und lagen überwiegend in den Kopfdaten:

  • Kein aussagekräftiger Titel. 
  • Falsche Nutzung der Felder „An:“ und „CC:“. 
  • Viel zu große Verteiler („cover-your-ass-Mentalität“), auf die wiederum alle antworteten. 
  • Kein Hinweis im Titel, ob es sich um eine INFORMATION oder um ein TO DO handelt und erst recht kein DUE DATE im Titel. 
  • Jede Menge Mails von automatisierten Prozessen oder Workflows mit kryptischem Absender und generischem Titel. 

So hatte es sich eingeschlichen, dass ich zwischendurch im Urlaub in die Mails geguckt und schonmal „etwas vorsortiert“ habe, um nach der Rückkehr eine reelle Chance zu haben, die Flut zu besiegen und mich in endlicher Zeit wieder sinnvoller, produktiver Arbeit widmen zu können. Das war allerdings total kontraproduktiv für den Erholungseffekt, was mir ziemlich schnell klar wurde. Trotz dieser Erkenntnis hat es mich ganz schön Überwindung gekostet, mir dieses Verhalten wieder abzugewöhnen und mit der „Flut-Angst“ besser umzugehen.

Deshalb – seid achtsam im Hinblick auf Eure Gesundheit! Ihr werdet das Verhalten der anderen nicht ändern können, daher überlegt Euch vorab eine Strategie zum Umgang mit der E-Mail-Situation und genießt den Urlaub! Bleibt trotzdem selbst Vorbild, nutzt die Medien sinnvoll und achtet nicht zuletzt auf die o.g. Punkte beim Erstellen und Beantworten von E-Mails.

Liebe Grüße – Euer Ottmar 

 

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